facturen digitaliseren

Wanneer kun je het beste facturen gaan digitaliseren?

02/04/2019

Is de start van het nieuwe boekjaar het ideale moment om je facturen te gaan digitaliseren? Ja en nee.

 

Veel bedrijven stellen de digitalisering van hun facturatiesysteem uit. Niet omdat ze de overstap van papier naar digitaal onhandig vinden, maar omdat ze twijfelen wanneer het beste moment is om hun facturen te digitaliseren. Kiezen ze toch een concrete datum, dan is dat vaak per 1 januari. Maar is de start van het nieuwe boekjaar wel écht het ideale moment om digitaal te gaan factureren? Ja en nee.

 

Facturen digitaliseren tijdens de drukste periode van het jaar

Elke financiële afdeling zal het beamen: januari is een erg drukke maand. Misschien zelfs de drukste van het jaar. De jaarafsluiting moet in goede banen geleid worden en ondertussen zijn veel medewerkers op vakantie. Hoewel er geen duidelijker moment bestaat dan de overgang van het ene boekjaar naar het andere om de overstap van papieren en digitale facturen te markeren, is het nog maar de vraag of je zo’n grote verandering tijdens al die drukte wel kunt implementeren. Wil je toch per 1 januari de definitieve overstap maken? Dan is het slim om uiterlijk november je facturen al digitaal te gaan verwerken.

 

Implementeren én doorlopen

Een digitaal facturatiesysteem implementeren kost tijd en bovendien moet je een overgangsperiode bieden voor de medewerkers die het systeem moeten gebruiken. Hoelang die overgangsperiode duurt, hangt af van de grootte van je bedrijf. Zo moet je rekening houden met verschillende afdelingen of vestigingen die op elkaar moeten worden afgestemd. Veel hangt ook af van de manier waarop je klanten momenteel factureren. De kans is groot dat je financiële medewerkers de komende maanden nog veel stapels niet-digitale facturen moeten inscannen en uploaden naar het nieuwe digitale systeem voordat ze volledig bij zijn.

 

Wist je dat je met Neotrax je fysieke facturen makkelijk kunt digitaliseren? Het handige systeem indexeert automatisch je facturen via Optical Character Recoginition (OCR), tenzij je die optie liever niet gebruikt en je facturen handmatig wilt indexeren. Als je facturen elektronisch bewaard zijn, vinden je medewerkers ze dankzij de indexatie altijd meteen terug.

 

En wat als je nog niet veel digitale facturen ontvangt?

Of je nu veel of weinig digitale facturen ontvangt, moet eigenlijk losstaan van je beslissing om zelf te digitaliseren. De vele voordelen van een digitaal facturatiesysteem spreken voor zich, of je klanten en leveranciers nu al ‘mee’ zijn met de digitale revolutie of niet. Waarom moeten zij eerst hun facturen digitaal aanleveren, als je zelf nog geen digitaal facturatiesysteem hebt? Het is een kwestie van de kip of het ei.

 

“Waren we maar eerder hiermee begonnen”

Hét ideale moment om te beginnen met facturen digitaliseren, bestaat in principe niet. Stel je deze vraag aan bedrijven die de overstap al hebben gemaakt, dan zeggen ze vast: “Waren we maar eerder hiermee begonnen!” Van je financiële medewerkers die op zoek zijn naar de zoveelste factuur die in een verkeerde kast is beland, krijg je ongetwijfeld een vergelijkbaar antwoord. Overigens zijn zij dé experts op dit vlak. Laat je dus niet te veel leiden door de komst van een nieuw boekjaar, maar bespreek je plannen met je medewerkers. Wat is volgens hen de minst drukke periode van het jaar om snel facturen te (leren) digitaliseren?

 

Kortom, kies een moment waarop je medewerkers zich helemaal kunnen concentreren op het nieuwe digitale facturatiesysteem, en je gaat zien dat de rest gewoon vanzelf gebeurt.

 

Add new comment