Privacyverklaring

Inleiding

Het beschermen van uw gegevens en uw privacy is voor ons als bedrijf één van onze fundamentele verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat we de informatie die u ons toevertrouwt te beschermen. Deze Privacyverklaring beantwoordt uw belangrijke vragen over de verwerking van persoonlijke informatie door Neopost. Neem uw tijd om deze Privacyverklaring zorgvuldig door te lezen.

Deze Privacyverklaring wordt aangeboden in een gelaagde indeling, zodat u door kunt klikken naar de specifieke gebieden die hieronder worden vermeld. U kunt daarnaast ook een pdf-versie van het beleid downloaden aan het einde van deze pagina. Gebruik ook de Verklarende woordenlijst om de betekenis te begrijpen van sommige termen die in deze Privacyverklaring worden gebruikt.

  1. BELANGRIJKE INFORMATIE EN WIE WE ZIJN
  2. DE GEGEVENS DIE WE VERZAMELEN VAN U
  3. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD
  4. HOE WE UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN
  5. OPENBAARMAKINGEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS
  6. GEGEVENSBEVEILIGING
  7. GEGEVENSBEWARING
  8. UW WETTELIJKE RECHTEN
  9. VERKLARENDE WOORDENLIJST
  10. UW WETTELIJKE RECHTEN

1        Belangrijke informatie en wie we zijn

1.1          Doel van deze Privacyverklaring

(a)           Deze Privacyverklaring geeft u informatie over hoe we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, inclusief alle gegevens die u eventueel verstrekt via deze website wanneer u onze diensten voor online bestellingen (eShop) gebruikt, wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, wanneer u een product of dienst aankoopt, wanneer u een vraag indient of wanneer u andere online diensten (MyNeopost) gebruikt;

(b)          Deze website is niet bedoeld voor kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens met betrekking tot kinderen.

(c)           Het is belangrijk dat u deze Privacyverklaring leest samen met elke andere Privacyverklaring of verklaring in verband met eerlijke verwerking die we bij bepaalde gelegenheden aanbieden wanneer we persoonsgegevens over u verzamelen of verwerken, zodat u zich volledig bewust bent van hoe en waarom we uw gegevens gebruiken. Deze Privacyverklaring vult de andere verklaringen aan en is niet bedoeld om deze op te heffen.

1.2          Beheerder

(a)           Deze Privacyverklaring wordt verstrekt in naam vanNeopost Nederland of Palmpolstraat 5, 1327 CA Almere-Stad. Deze is de beheerder en verantwoordelijk voor deze website.

(b)          Als u vragen hebt over deze Privacyverklaring, inclusief verzoeken om uw wettelijke rechten uit te oefenen, neemt u contact op met privacy@neopost.nl

(c)           U hebt het recht om op elk moment klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties van Nederland. We zouden het echter waarderen als we uw bezorgdheden mogen proberen op te lossen voor u zich richt tot de Autoriteit Persoonsgegevens, dus neem in de eerste plaats contact op met ons.

1.3         Wijzigingen aan de Privacyverklaring en uw plicht om ons op de hoogte te brengen van wijzigingen

De wetgeving inzake gegevensbescherming in Europa verandert op 25 mei 2018.

Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die we van u hebben nauwkeurig en actueel zijn. Breng ons op de hoogte als uw persoonsgegevens veranderen tijdens uw relatie met ons.

1.4         Externe links

Deze website kan externe links, plug-ins en toepassingen bevatten. Op deze links klikken of die verbindingen inschakelen kan ervoor zorgen dat derden gegevens van u verzamelen of delen. We hebben geen controle over deze externe websites en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaringen. Wanneer u onze website verlaat, raden wij u aan om de privacyverklaring van elke website die u bezoekt te lezen.

2        De gegevens die we verzamelen van u

2.1         Soorten gegevens

  1. Persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, betekent alle informatie over een individu waarmee die persoon kan worden geïdentificeerd. Het omvat geen gegevens waaruit de identiteit werd verwijderd (anonieme gegevens).
  2. We kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen. Deze gegevens hebben we als volgt gegroepeerd:
    1. Identiteitsgegevens omvatten voornaam, achternaam, gebruikersnaam of vergelijkbaar identificatienummer, en titel.
    2. Contactgegevens omvatten factuuradres, e-mailadres en telefoonnummers.
    3. Financiële gegevens omvatten bankrekening- en betaalkaartdetails.
    4. Transactiegegevens omvatten details over betalingen door en aan u of andere aanbiedingen die u bij ons hebt aangekocht.
    5. Technische gegevens omvatten het internet protocol (IP)-adres, uw login-gegevens en andere gegevens op de apparaten die u gebruikt om deze website te bezoeken.
    6. Gebruiksgegevens omvatten uw gebruikersnaam en wachtwoord, aankopen of bestellingen die u gedaan hebt, uw belangen, voorkeuren, feedback en antwoorden op enquêtes. 
    7. Marketing- en communicatiegegevens omvatten uw voorkeuren voor het ontvangen van marketing van ons en onze derden en uw communicatievoorkeuren.
  3. We verzamelen, gebruiken en delen ook Geaggregeerde gegevens zoals statistische of demografische gegevens voor alle doeleinden. Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van uw persoonsgegevens, maar worden in de wetgeving niet beschouwd als persoonsgegevens, omdat deze gegevens uw identiteit niet rechtstreeks of onrechtstreeks onthullen. We kunnen bijvoorbeeld uw Gebruiksgegevens aggregeren om te berekenen welk percentage aan gebruikers een specifieke websitefunctie gebruikt. Als we echter Geaggregeerde gegevens combineren of verbinden met uw persoonsgegevens, zodat ze u rechtstreeks of onrechtstreeks identificeren, behandelen we de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens die worden gebruikt overeenkomstig deze Privacyverklaring.
  4. Geaggregeerde gegevens en Google Analytics
  5. Neopost gebruikt Google Analytics, een webanalyseservice die wordt aangeboden door Google, Inc. Google Analytics verzamelt of verwerkt geen persoonlijke informatie – namen, bedrijfsnamen, e-mailadressen, IP-adressen, telefoonnummers, faxnummers of bedrijfsadressen. In naam van de beheerder van deze website gebruikt Google deze informatie om uw gebruik van de website te evalueren, om rapporten over websiteactiviteit te bundelen en om de websitebeheerder andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik. Het IP-adres dat wordt verstrekt door Google Analytics als onderdeel van Google Analytics wordt niet samengevoegd met andere Google-gegevens.

    De verzameling en opslag van gegevens kan op elk moment worden tegengesproken met gevolgen voor de toekomst. Ga voor meer informatie over de Algemene voorwaarden van Google Analytics naar: https://www.google.com/analytics/terms/nl.html

    Het privacybeleid voor Google Analytics kunt u vinden op: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=nl

    We kunnen niet-persoonlijke informatie ter beschikking stellen van derden, bijvoorbeeld het aantal unieke bezoekers van onze website of de typische bewegingen die bezoekers maken wanneer ze onze website bezoeken.

  6. We verzamelen geen speciale categorieën van persoonsgegevens over u (dit omvat details over uw ras of etniciteit, religieuze of filosofische overtuigingen, seksleven, seksuele geaardheid, politieke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, informatie over uw gezondheid en genetische en biometrische gegevens). We verzamelen ook geen informatie over strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven.

2.2         Als u geen persoonsgegevens verstrekt

Als we volgens de wet persoonsgegevens moeten verzamelen, of onder de voorwaarden van een contract dat we met u hebben afgesloten, en u die gegevens niet verstrekt wanneer hierom wordt gevraagd, kunnen we misschien het contract dat we hebben of met u proberen af te sluiten niet uitvoeren (bijvoorbeeld u benodigdheden of diensten met betrekking tot een frankeermachine aanbieden).

3.       Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

We gebruiken verschillende methoden om gegevens te verzamelen van en over u, onder andere door:

3.1         Interactions directes. U kunt ons Identiteits-, Contact- en Financiële gegevens verstrekken door formulieren in te vullen of door met ons te communiceren via post, telefoon, e-mail of op een andere manier. Dit omvat persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u:

(a)           de eShop gebruikt;

(b)          MyNeopost gebruikt;

(c)           een account aanmaakt op onze website;

(d)          zich abonneert op onze publicaties;

(e)          vraagt om u marketing toe te sturen;

(f)           deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête;

(g)          een cv indient of solliciteert voor een baan via onze website;

(h)          ons feedback geeft; of

(i)            via het “Contact”-formulier een vraag indient.

(j)            Belt met betrekking tot een offerte, product of dienst

3.2         Geautomatiseerde technologieën of interacties.

Terwijl u met onze website communiceert, kunnen we automatisch Technische gegevens verzamelen over uw apparatuur, browsing-acties en -patronen. We verzamelen deze persoonsgegevens met behulp van cookies en andere vergelijkbare technologieën. We kunnen ook Technische gegevens ontvangen over u als u andere websites die onze cookies gebruiken bezoekt. Zie ons cookiebeleid https://www.neopost.nl/cookies voor meer details.

3.3         Derden of publiek toegankelijke bronnen.

We kunnen persoonsgegevens over u ontvangen van verschillende derden zoals hieronder vermeld:

  1. Technische Gegevens van de volgende partijen:
    1. analytics-aanbieders zoals Google en Lead Forensics;
    2. advertentienetwerken zoals Google; en
    3. zoekinformatieaanbieders zoals Google, Bing en Yahoo;
  2. Contact-, Financiële en Transactiegegevens van aanbieders van technische, betalings- en leveringsdiensten.

3.4         Hoe beschermen we uw gegevens?

We gebruiken interne en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, om de gegevens nauwkeurig te houden en om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie gepast wordt gebruikt. Onze CRM is beschermd met een wachtwoord, net als onze computers en laptops. We kunnen u assisteren bij het bijwerken van wachtwoorden, maar we kunnen uw bestaande wachtwoorden niet zien, aangezien deze niet zijn opgeslagen in onze systemen.

4            Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken

4.1         Wettelijke grondslag

(a)           We gebruiken uw persoonsgegevens alleen wanneer de wet dit toestaat. In de meeste gevallen gebruiken we uw persoonsgegevens in de volgende omstandigheden wanneer:

(i)            we het contract dat we gaan aangaan of zijn aangegaan met u uitvoeren;

(ii)           het noodzakelijk is voor onze wettige belangen en uw belangen en fundamentele rechten deze belangen niet opheffen;

(iii)          we een wettelijke of regelgevende verplichting moeten naleven.

(b)          In het algemeen vertrouwen we niet op toestemming als wettelijke grondslag om uw persoonsgegevens te verwerken en om met u te communiceren. U hebt het recht om uw toestemming voor marketing op elk moment in te trekken door contact op te nemen met ons via privacy@neopost.nl

4.2         Doelen waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken

(a)           We hebben hieronder in tabelvorm een beschrijving uitgewerkt van alle manieren waarop we uw persoonsgegevens willen gebruiken en op welke wettelijke grondslagen we vertrouwen om dat te doen. We hebben waar nodig ook geïdentificeerd wat onze wettige belangen zijn.

(b)          Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens voor meer dan één wettelijke grondslag kunnen verwerken, afhankelijk van het specifieke doel waarvoor we uw gegevens verwerken. Neem contact op met ons via privacy@neopost.nl als u details nodig hebt over de specifieke wettelijke grondslag waarop we vertrouwen om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer er meer dan één grondslag in de tabel hieronder werd uitgewerkt.

Doel/Activiteit

Soort gegevens

Wettelijke grondslag voor het verwerken, met inbegrip van basis van rechtmatig belang

Om u te registreren als nieuwe klant

(a)   Identiteit

(b)   Contact

uitvoering van een contract met u

Om uw bestellingen te verwerken en te leveren:

(a)   met u communiceren

(b)   betalingen beheren

 

(a)   Identiteit

(b)   Contact

(c)   Financieel

(d)   Transactie

(e)   Marketing en communicatie

uitvoering van een contract met u

 

Om onze relatie met u te beheren, wat het volgende zal omvatten:

(a)   u op de hoogte brengen van wijzigingen aan onze voorwaarden of ons privacybeleid

(b)   u vragen om een enquête in te vullen

(a)   Identiteit

(b)   Contact

(c)   Marketing en communicatie

(a) uitvoering van een contract met u

(b)   noodzaak om een wettelijke verplichting na te leven

(c) noodzakelijk voor onze wettige belangen (om onze gegevens bijgewerkt te houden en om te bestuderen hoe klanten onze producten en diensten gebruiken en om onze aanbiedingen te ontwikkelen)

Om ons bedrijf en deze website te beheren en te beschermen (met inbegrip van probleemoplossing, gegevensanalyse, testen, systeemonderhoud, ondersteuning, rapportage en hosten van gegevens) 

(a)   Identiteit

(b)   Contact

(c)   Technisch

(a) noodzakelijk voor onze wettige belangen (om ons bedrijf te leiden, om beheer- en IT-diensten te verstrekken, voor netwerkbeveiliging, om fraude te voorkomen en in de context van een reorganisatie van het bedrijf of een herstructurering van de groep)

(b)   noodzaak om een wettelijke verplichting na te leven

Om u relevante websitecontent en advertenties aan te bieden op onze website, externe website en sociale mediakanalen, en om de efficiëntie te meten of te begrijpen van de reclame die we u aanbieden

(a)   Identiteit

(b)   Contact

(c)   Gebruik

(d)   Marketing en communicatie

(e)   Technisch

noodzakelijk voor onze wettige belangen (om te bestuderen hoe klanten onze producten en diensten gebruiken, om ze te ontwikkelen, om ons bedrijf te doen groeien en om onze marketingstrategie te sturen)

Om gegevensanalytics te gebruiken om onze website, aanbiedingen, marketing, klantenrelaties en -ervaringen te verbeteren

(a)   Technisch

(b)   Gebruik

noodzakelijk voor onze wettige belangen (om types klanten te definiëren voor onze verschillende aanbiedingen, om onze website bijgewerkt en relevant te houden, om ons bedrijf te ontwikkelen en om onze marketingstrategie te sturen)

Om u suggesties en aanbevelingen te geven over aanbiedingen die interessant kunnen zijn voor u

(a) Identiteit

(b) Contact

(c) Technisch

(d) Gebruik

 

noodzakelijk voor onze wettige belangen (om onze producten en diensten te ontwikkelen en ons bedrijf te doen groeien)

4.3         Algemene marketing

We streven ernaar om u keuzes aan te bieden met betrekking tot bepaalde persoonsgegevens, in het bijzonder met betrekking tot marketing en reclame. We hebben de volgende mechanismen voor de controle van persoonsgegevens gevestigd. Deze worden uiteengezet in paragrafen 4.4 – 4.8.

4.4         Promotionele aanbiedingen van ons

(a)           We kunnen uw Identiteits-, Contact-, Technische en Gebruiksgegevens gebruiken om een zicht te krijgen van wat we denken dat u wilt of nodig hebt of van wat interessant kan zijn voor u. Dit is hoe we beslissen welke producten, diensten en aanbiedingen relevant kunnen zijn voor u.

U ontvangt marketingcommunicatie van Neopost.

·        als u hebt gevraagd naar informatie,

·        een product of dienst hebt ontvangen,

·        ons uw details hebt verstrekt wanneer u een vraag hebt gesteld over een product, offerte, dienst

·        zich hebt aangemeld voor een promotie

En u hebt in elk geval niet gekozen om deze marketing niet te ontvangen.

U kunt ook marketingmateriaal ontvangen als u op een lijst staat die rechtmatig werd verworven door Neopost of als uw informatie aan ons werd doorgegeven door een derde of een collega.

4.5         Marketing door derden

Neopost deelt uw gegevens niet met derden om hun eigen marketing te verrichten. Als dit ooit zou veranderen, vragen we u om uw expliciete toestemming voor we uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden delen met een bedrijf buiten Neopost.

4.6         Afmelden

(a)           U kunt ons op elk moment vragen om u geen marketingboodschappen meer te sturen door contact op te nemen met ons via privacy@neopost.nl. U kunt zich ook op dezelfde manier afmelden voor onze nieuwsbrief, wat u ook kunt doen door “Afmelden” te selecteren op de nieuwsbrief zelf.

4.7         Cookies

U kunt uw browser zo instellen dat alle of sommige browsercookies worden geweigerd of dat u een melding krijgt wanneer websites cookies instellen of toegang hebben tot cookies. Als u cookies uitschakelt of weigert, moet u er rekening mee houden dat bepaalde onderdelen van deze website ontoegankelijk kunnen worden of niet correct werken. Zie voor meer informatie over de cookies https://www.neopost.nl/cookies

4.8         Wijziging van doel

(a)           We gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijze overwegen dat we ze moeten gebruiken voor een andere reden en die reden compatibel is met het oorspronkelijke doel. Als u uitleg wilt over hoe het verwerken van het nieuwe doel compatibel is met het oorspronkelijke doel, neemt u contact op met ons via privacy@neopost.nl.

(b)          Als we uw persoonsgegevens moeten gebruiken voor een niet-verwant doel, brengen we u hiervan op de hoogte en leggen we de wettelijke grondslag die ons toelaat om dit te doen uit.

(c)           Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens kunnen verwerken zonder uw kennis of toestemming, in overeenstemming met de bovenstaande regels, wanneer dit wordt vereist of wordt toegelaten door de wet.

5        Openbaarmakingen van uw persoonsgegevens

5.1          We moeten misschien uw persoonsgegevens delen met de partijen die hieronder worden vermeld, voor de doeleinden die worden uiteengezet in paragraaf 4 van de bovenstaande tabel:

(a)          Interne derden zoals uiteengezet in de Verklarende woordenlijst;

(b)          Externe derden zoals uiteengezet in de Verklarende woordenlijst;

Derden aan/met wie we onderdelen van ons bedrijf of onze activa kunnen verkopen, overdragen of samenvoegen. Anderzijds kunnen we andere bedrijven overnemen of ermee fuseren. Als er wijzigingen worden aangebracht aan ons bedrijf, kunnen de nieuwe eigenaars of de pas overgenomen bedrijven uw persoonsgegevens gebruiken op dezelfde manier als in deze Privacyverklaring wordt vermeld. 

5.2       Neopost deelt uw persoonlijke informatie soms met vertrouwde derden die belangrijke functies uitvoeren voor ons op basis van onze instructies en waarbij de gepaste maatregelen met betrekking tot vertrouwelijkheid en beveiliging worden toegepast. We gebruiken bijvoorbeeld externe serviceproviders om gepersonaliseerd marketingmateriaal af te drukken op een product of een dienst waar u misschien in bent geïnteresseerd.

5.3       We vereisen van alle derden dat ze een geheimhoudingsovereenkomst tekenen en de veiligheid van uw persoonsgegevens respecteren en dat ze deze in overeenstemming met de wet behandelen. We laten onze externe serviceproviders niet toe om uw persoonsgegevens te gebruiken voor hun eigen doeleinden en laten hen alleen toe om uw persoonsgegevens te verwerken voor gespecificeerde doeleinden en in overeenstemming met onze instructies. Neopost verkoopt geen lijsten met gegevens aan derden of derde landen tenzij we hiertoe zijn verplicht door de wet of een rechterlijk bevel.

6        Gegevensbeveiliging

6.1         We hebben geschikte beveiligingsmaatregelen ingesteld om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of worden geopend op een niet-geautoriseerde manier, worden aangepast of openbaar worden gemaakt. Bovendien beperken we de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers, agenten, aannemers en andere derden die een zakelijke noodzaak hebben om ervan op de hoogte te zijn. Zij verwerken uw persoonsgegevens alleen volgens onze instructies en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

6.2         We hebben procedures ingesteld om om te gaan met vermoedelijke inbreuken op persoonsgegevens en brengen u en elke toepasselijke toezichthoudende autoriteit of andere regelgever op de hoogte van een inbreuk wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

7            Gegevensbewaring

7.1         We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig om de doelen waarvoor we ze hebben verzameld te voltooien, met inbegrip van de doelen om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

7.2         Om de gepaste bewaarperiode voor persoonsgegevens te bepalen, houden we rekening met het aantal, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, het mogelijke risico op schade door niet-geautoriseerd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doelen waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken en of we die doelen kunnen bereiken via andere wegen, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

7.3         Wettelijk gezien moeten we basisinformatie over onze klanten (met inbegrip van Contact-, Identiteits-, Financiële en Transactiegegevens) bewaren gedurende zes jaar nadat ze geen klant meer zijn, voor fiscale en andere wettelijke doeleinden.

7.4         In bepaalde gevallen kunt u ons vragen om uw gegevens te wissen: zie hieronder voor meer informatie.

7.5         In bepaalde omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens anonimiseren (zodat ze niet langer aan u kunnen worden gekoppeld) voor onderzoeks- of statistische doeleinden. In dat geval kunnen we deze informatie voor onbepaalde duur gebruiken zonder dat we u hiervan op de hoogte moeten brengen.

8        Uw wettelijke rechten

8.1          In bepaalde omstandigheden hebt u rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot uw persoonsgegevens:

(a)          Toegang aanvragen tot uw persoonsgegevens.

(b)          Correctie aanvragen van uw persoonsgegevens.

(c)          Schrapping aanvragen van uw persoonsgegevens.

(d)          Bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.

(e)          Beperking aanvragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

(f)           Overdracht aanvragen van uw persoonsgegevens.

(g)          Het recht op het intrekken van toestemming.

8.2          Als u een hierboven vermeld recht wilt uitoefenen, neem dan contact op met ons via privacy@neopost.nl.

8.3          U moet geen vergoeding betaling om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om elk van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding aanrekenen als uw verzoek duidelijk ongegrond, herhaaldelijk of buitensporig is. Anderzijds kunnen we in deze omstandigheden weigeren om te voldoen aan uw verzoek.

8.4          We kunnen u verzoeken om specifieke informatie om ons te helpen bij het bevestigen van uw identiteit en om ervoor te zorgen dat u toegang hebt tot uw persoonsgegevens (of dat u uw andere rechten kunt uitoefenen). Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens aan geen enkele persoon wordt openbaar gemaakt als die persoon hier het recht niet toe heeft. We kunnen ook contact opnemen met u voor meer informatie met betrekking tot uw verzoek om ons antwoord te bespoedigen.

8.5          We proberen alle gegronde verzoeken binnen één maand te beantwoorden. Soms kan dit langer duren dan een maand als uw verzoek bijzonder ingewikkeld is of als u een aantal verzoeken hebt gedaan. In dit geval brengen en houden we u op de hoogte.

9        Verklarende woordenlijst

9.1         Wettelijke grondslag

(a)          Gerechtvaardigd belang betekent het belang van ons bedrijf in het voeren en beheren van ons bedrijf om ervoor te zorgen dat we u de beste aanbiedingen kunnen geven en de beste en meest veilige ervaring. We zorgen ervoor dat we elke mogelijke invloed op u (zowel positief als negatief) en uw rechten beschouwen en balanceren voor we uw persoonsgegevens verwerken voor onze rechtmatige belangen. We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor activiteiten waarbij onze belangen worden opgeheven door de invloed op u (tenzij we uw toestemming hebben of we wettelijk verplicht zijn of toegelaten worden om). U kunt meer informatie krijgen over hoe we uw rechtmatige belangen beoordelen in vergelijking met mogelijke invloeden op u met betrekking tot specifieke activiteiten door contact op te nemen met ons via privacy@neopost.nl.

(b)          Contractuitvoering betekent het verwerken van uw gegevens wanneer het nodig is voor de uitvoering van een contract waarvan u een partij bent of om stappen te nemen voor uw verzoek voor u een dergelijk contract aangaat.

(c)          Een wettelijke of regelgevende verplichting naleven betekent het verwerken van uw persoonsgegevens wanneer het nodig is om een wettelijke of regelgevende verplichting waaraan wij zijn onderworpen na te leven.

9.2         Derden

(a) Interne derden

Andere bedrijven in de Neopost Group die zijn gevestigd in de EER die IT- en systeembeheerdiensten en marketingdiensten leveren aan de Neopost Group.

(b) Externe derden

(i)            serviceproviders die zijn gevestigd in Nederland die IT- en systeembeheerdiensten leveren;

(ii)           professionele adviseurs die handelen als verwerkers of beheerders, onder andere advocaten, bankiers, auditeurs en verzekeraars die zijn gevestigd in de EER die advies-, bank-, juridische, verzekerings- en boekhouddiensten aanbieden;

(iii)          Autoriteit Persoonsgegevens, regelgevers en andere autoriteiten die handelen als verwerkers of gemeenschappelijke beheerders die zijn gevestigd in Nederland en die vereisen dat er in bepaalde omstandigheden gerapporteerd wordt over het verwerken van activiteiten.

10      Uw wettelijke rechten

U hebt het recht om:

Toegang aan te vragen: tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een “toegangsverzoek van betrokkene”). Dit laat u toe om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u hebben en om te controleren dat we ze rechtmatig verwerken.

Correctie aan te vragen: van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Dit laat u toe om onvolledige of onnauwkeurige gegevens die wij hebben van u te laten corrigeren, maar we moeten misschien de nauwkeurigheid van de nieuwe gegevens die u ons verstrekt verifiëren.

Schrapping aan te vragen: van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe om ons te vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer er geen goede reden is waarom wij ze zouden blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u met succes uw recht hebt uitgeoefend om bezwaar te maken tegen het verwerken (zie hieronder), wanneer we uw informatie misschien onrechtmatig hebben verwerkt of wanneer we uw persoonsgegevens moeten verwijderen om te voldoen aan plaatselijke wetgeving. Houd er echter rekening mee dat we misschien niet altijd kunnen voldoen aan uw verwijderingsverzoek omwille van specifieke wettelijke redenen waarvan u op de hoogte wordt gebracht, indien van toepassing, op het moment van uw verzoek.

Bezwaar aan te tekenen tegen het verwerken: van uw persoonsgegevens wanneer we vertrouwen op een rechtmatig belang (of die van een derde) en er iets is in uw specifieke situatie dat ervoor zorgt dat u bezwaar wilt aantekenen tegen het verwerken op deze grondslag, omdat u vindt dat dit een invloed heeft op uw fundamentele rechten en vrijheden. U hebt ook het recht om bezwaar aan te tekenen wanneer we uw persoonsgegevens verwerken voor rechtstreekse marketingdoeleinden. In bepaalde gevallen kunnen we aantonen dat we een dwingende legitieme grondslag hebben om uw informatie te verwerken die uw rechten en vrijheden opheft.

Beperking aan te vragen voor het verwerken: van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe om ons te vragen om het verwerken van uw persoonsgegevens op te schorten in de volgende situaties: (a) als u wilt dat wij de nauwkeurigheid van de gegevens vestigen; (b) wanneer ons gebruik van de gegevens onwettig is, maar u niet wilt dat we ze verwijderen; (c) wanneer u het nodig vindt dat wij de gegevens bewaren, zelfs als dit niet meer vereist is, omdat u dit nodig hebt om juridische claims te vestigen, uit te oefenen of te verdedigen; of (d) u hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens, maar we moeten nagaan of we dwingende legitieme redenen hebben om ze te gebruiken.

Te vragen om de overdracht: van uw persoonsgegevens aan u of aan een derde. We verstrekken u, of een derde die u hebt gekozen, uw persoonsgegevens in een gestructureerde, het vaakst gebruikte, machinaal leesbare indeling. Houd er rekening mee dat dit recht alleen van toepassing is op geautomatiseerde informatie waarvoor u oorspronkelijk toestemming hebt gegeven aan ons om ze te verwerken of wanneer we de informatie hebben gebruikt om een contract met u uit te voeren.

Op elk moment uw toestemming in te trekken: wanneer we vertrouwen op toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit zal echter de rechtmatigheid van de verwerking die werd uitgevoerd voor u uw toestemming intrekt niet beïnvloeden. Als u uw toestemming intrekt, kunnen we u misschien bepaalde aanbiedingen niet meer verstrekken. Wij zullen u adviseren indien dit het geval is op het moment dat u uw toestemming intrekt

 

23 mei 2018