Documenten digitaliseren en workflows beheren

Neotrax is een software oplossing waarmee u al uw documenten omtrent de facturatie (o.a. bestelbon, inkooporder, afleverbon en factuur) in één dossier kunt bewaren en eenvoudig kunt raadplegen vanuit uw eigen business systeem.

U kunt de documenten digitaal distribueren om deze te laten valideren. Neotrax is daarmee dé perfecte en betaalbare oplossing voor het verwerken van uw inkomende facturen volgens uw eigen processen, die tevens gekoppeld is met uw eigen boekhoudsoftware voor het eenvoudig opzoeken van deze documenten.

Inkomende post digitaliseren en verdelen

DIGITALISEREN & INDEXEREN

Facturen die u fysiek binnenkrijgt kunt u digitaliseren via de door ons meegeleverde scanner. Zodra een document eenmaal digitaal is, moet het geïndexeerd worden. Aangezien uw business systeem is gekoppeld met Neotrax gebeurt deze indexatie eenmalig. Via Neotrax kunt u deze indexen handmatig of (optioneel) automatisch via OCR laten invoeren. De data wordt vervolgens automatisch uitgewisseld tussen Neotrax en uw systeem. Is uw factuur reeds geindexeerd in uw systeem? Via bijv. het toevoegen van een barcode op uw factuur kunt u automatisch de waarden van deze indexen opvragen vanuit uw boekhoudsysteem.

DISTRIBUEREN & GOEDKEUREN

Indien gewenst kunt u de factuur distribueren via de (optionele) goedkeuringsmodule van Neotrax. Via zelf in te stellen workflows en goedkeuringsregels bepaalt u welke gebruikers de factuur moeten goedkeuren. Zo heeft u maximale controle over uw eigen processen. Bovendien wordt de goedkeuring digitaal vastgelegd in een logboek per document. Elke validator kan een factuur goedkeuren, afkeuren, van commentaar voorzien en locken. Door dit proces te digitaliseren versnelt u uw verwerkingsproces en raakt u geen documenten meer kwijt. 

ARCHIVEREN & OPZOEKEN

Alle documenten worden opgeslagen en gearchiveerd in de database van Neotrax. Via de webservice van Neotrax kunt u deze documenten niet alleen opzoeken in Neotrax, maar ook in uw eigen systeem. Neotrax is nagenoeg met elk business systeem te koppelen. Met één muisklik vraagt u de gewenste factuur op in uw boekhoudsoftware. U ziet direct de status van de factuur, het toegevoegde commentaar van de validators en eventueel andere aan deze factuur gekoppelde documenten. U heeft de volledige controle over het betaalproces en verliest geen facturen meer uit het oog. Neotrax verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar bespaart u ook veel tijd.

Optimalisatie budget

  • Bewaar miljoenen documenten dankzij de 1.000 GB opslagruimte
  • Verminder de wachttijd voor de behandeling van uw documenten

Efficiënte communicatie

  • Snel en gemakkelijk documenten intern verdelen
  • De gedigitaliseerde documenten worden rechtstreeks naar de virtuele mailbox van de medewerker verstuurd
Productiviteit

Productiviteit

Verhoging van de productiviteit en vermindering van de tijd die nodig is om documenten op te zoeken.
Verhoging van het gebruiksgemak.

Verhoging van het gebruiksgemak.

Vraag de digitale factuur rechtstreeks op in uw boekhoudsoftware. Zie direct de status en toegevoegde commentaren en documenten.
Snelheid

Snelheid

Verbetering van de boekhoudprocessen dankzij de digitale workflow van de ontvangen facturen.
Volledige controle over uw processen.

Volledige controle over uw processen.

U bepaalt de workflow. De status van factuur is altijd opvraagbaar.
Archiveren

Archiveren

Bescherming tegen verlies van documenten.
Distributie

Distributie

Eenvoudige distributie van de documenten aan de juiste personen.
erp systemen neotrax

Business systeem integratie

Neotrax is o.a. te koppelen met de volgende boekhoud– en ERP-systemen: SAP, Oracle, Microsoft, Exact,...

Briefopener IM-16

De IM-16 blinkt uit in betrouwbaarheid en gebru...

Track Inside

Track Inside is een kant-en-klare oplossing waa...

Master Data Management

Met Master Data Management kunt u snel het voll...